Privatlivspolitik

Emrak forbinder virksomhedens systemer, data og AI-agenter. Her kan du læse, hvilke personoplysninger vi behandler, hvorfor vi bruger dem, hvem der kan få adgang, og hvilke rettigheder du har. Politikken gælder emrak.app og Emraks tilhørende tjenester.

Vi sælger ikke dine personoplysninger. Virksomhedens valg af integrationer, funktioner og brugeradgange bestemmer, hvilke virksomhedsdata der kan behandles gennem Emrak.

1. Hvem står bag Emrak?

Emrak leveres af Fuelize ApS, CVR 43193295, Nørregade 24D, 4600 Køge, Danmark. Når vi skriver "vi" eller "os", mener vi Fuelize ApS. Du kan kontakte os om privatliv, sletning og dine øvrige rettigheder på jonas@fuelize.dk.

2. Vores ansvar og virksomhedens ansvar

Vi er dataansvarlige for de oplysninger, vi bruger til vores egne formål: at administrere brugerkonti og kunderelationer, håndtere fakturering og support samt beskytte og drive tjenesten. Det betyder, at vi bestemmer formålet med denne behandling og har ansvaret for den.

For indhold, som din virksomhed lægger ind eller giver adgang til i Emrak, er virksomheden som udgangspunkt dataansvarlig, og vi behandler oplysningerne på dens vegne som databehandler. Det gælder eksempelvis oplysninger om virksomhedens medarbejdere, kunder, sager og dokumenter. Virksomheden bestemmer formålet, de relevante adgange og instrukserne for behandlingen. Denne politik erstatter ikke virksomhedens databehandleraftale med os eller dens information til medarbejdere og kunder.

3. Hvilke oplysninger bruger vi, og hvor kommer de fra?

Konto og profil: navn, e-mail, bruger-id, eventuelt profilbillede, loginoplysninger, virksomhedstilknytning, rolle og brugertype. Oplysningerne kommer fra dig, en administrator i virksomheden eller den loginudbyder, du vælger, eksempelvis Microsoft eller Google.
Virksomhed og abonnement: firmanavn, CVR, adresse, branche, kontaktpersoner og oplysninger om abonnement, fakturering og betaling. De kommer fra virksomheden, dens brugere, betalingsudbyderen og relevante offentlige registre, eksempelvis CVR.
Forbindelser og indhold: adgangstokens, API-nøgler og eventuelle brugernavne, adgangskoder og browsersessioner til de systemer, der forbindes, samt det indhold, virksomheden indlæser eller giver adgang til. Afhængigt af funktionerne kan det være kontaktoplysninger, mails, kalender, sager, opgaver, kalkulationer, priser, regnskabsoplysninger, firmahukommelse, skemaer, billeder og vedhæftninger. Medarbejder-, arbejdstids- og løndata kan indgå, hvis virksomheden bruger de relevante funktioner og giver adgang til dem.
Support og kommunikation: det, du skriver til os, feedback, e-mail, bruger- og virksomhedstilknytning og eventuelt den side, feedbacken vedrører. Hvis virksomheden bruger SMS-funktionen, behandles også relevante navne, telefonnumre, beskeder og leveringsoplysninger.
Drift og sikkerhed: tekniske forbindelsesoplysninger, herunder IP-adresse og browseroplysninger, samt hændelser, tidspunkter, forbrug, fejl og værktøjskald. Logning kan også indeholde de argumenter og personoplysninger, der indgår i et kald.

Vi indsamler ikke automatisk alt indhold fra alle tilsluttede systemer. Behandlingen afhænger af de konkrete funktioner, handlinger og tilladelser. Undlad at indlæse CPR-numre, helbredsoplysninger eller andre særligt beskyttede oplysninger, medmindre virksomheden har sikret et gyldigt grundlag og aftalt, at den relevante funktion må bruges til dem.

4. Hvorfor behandler vi oplysningerne?

Når vi er dataansvarlige, bruger vi følgende formål og behandlingsgrundlag efter GDPR:

Konto og levering af tjenesten: vores legitime interesse i at give virksomhedens autoriserede brugere adgang og administrere kunderelationen (artikel 6, stk. 1, litra f). Hvis du selv er part i aftalen, eksempelvis som enkeltmandsvirksomhed, bruger vi også oplysninger, som er nødvendige for at indgå og opfylde aftalen (litra b).
Support, fejlfinding og sikkerhed: vores legitime interesse i at besvare henvendelser, rette fejl, forebygge misbrug, kontrollere adgang og dokumentere hændelser (litra f). Vi afvejer disse interesser over for dine rettigheder.
Betaling og dokumentation: administration af kunderelationen og eventuelle retskrav (litra f), opfyldelse af en aftale med dig (litra b), hvor det er relevant, og vores lovpligtige bogføring og regnskabsdokumentation (litra c).
Frivillige tilvalg: hvis en behandling kræver dit samtykke, beder vi særskilt om det og oplyser formålet (litra a). Du kan trække samtykket tilbage. At bruge Emrak eller acceptere servicevilkårene er ikke i sig selv et samtykke til valgfri sporing.

Virksomhedens behandling af kundedata sker efter dens instrukser og behandlingsgrundlag. Navn, e-mail og de nødvendige login- og adgangsoplysninger er nødvendige for at oprette og beskytte din konto. Uden dem kan vi ikke give adgang. Andre oplysninger er nødvendige for den funktion, du vælger, eksempelvis et telefonnummer ved afsendelse af SMS; et profilbillede er frivilligt.

5. Hvem i virksomheden kan se oplysningerne?

Virksomhedens ejer og administratorer administrerer arbejdsområdet og har fuld funktionsadgang i Emrak. Andre brugeres adgange afhænger af deres rolle, brugertype, de tilladte apps og rettighederne i det tilsluttede system. Almindelige medlemmer har som udgangspunkt ikke adgang til medarbejder- og løndata. Private forbindelser og særlige godkendelseskrav kan begrænse adgangen yderligere.

Indhold, som lægges i et fælles arbejdsområde, kan være tilgængeligt for andre autoriserede brugere. Virksomheden har ansvaret for at tildele og løbende tilpasse adgange, når medarbejderes opgaver eller ansættelsesforhold ændrer sig.

6. AI-agenter og behandling af indhold

Når du forbinder en AI-tjeneste med Emrak, kan agenten hente de oplysninger, den har adgang til, og modtage dem som tekst, strukturerede data eller billeder. Oplysningerne sendes dermed til den valgte AI-tjeneste. Dens behandling, opbevaring og eventuelle brug til modeltræning afhænger af virksomhedens aftale og indstillinger hos den pågældende udbyder. Virksomheden skal tage stilling til dette, inden den forbinder tjenesten.

Emrak kan også bruge AI i funktioner, som eksempelvis bearbejder firmahukommelse og udarbejder forslag. Når en sådan funktion bruges, kan det relevante indhold blive behandlet af den AI-udbyder, der leverer funktionen. Virksomhedens indhold behandles til den valgte funktion på dens vegne; en forbindelse til Emrak er ikke en generel tilladelse til at bruge virksomhedens indhold til andre formål.

Kalkulationer og andre agentforslag er arbejdsgrundlag, som virksomheden skal vurdere. Emrak bruger ikke konto- og profiloplysninger til at træffe fuldautomatiske afgørelser om personer med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning. Hvis virksomheden selv bruger tilsluttede systemer eller AI til sådanne afgørelser, har den ansvaret for behandlingsgrundlag, information og de nødvendige garantier.

7. Leverandører og andre modtagere

Oplysninger kan behandles af vores medarbejdere, som har et arbejdsbetinget behov, og leverandører til den konkrete tjeneste:

Supabase til database, login og filopbevaring.
Vercel til hosting og teknisk drift samt AI Gateway, når en AI-funktion bruger denne tjeneste. Den relevante modeludbyder modtager da det indhold, funktionen sender.
Stripe til abonnementer, fakturering og betaling, når betaling bruges. Kortoplysninger indtastes hos Stripe; Emrak gemmer ikke fulde betalingskortnumre.
Composio til app-forbindelser og Browserbase til browserbaserede funktioner, når virksomheden aktiverer disse tjenester.
Resend til invitationer og driftsmails, herunder modtageradresse, inviterens oplysninger, firmanavn og invitationslink. Twilio ved brug af den tilhørende SMS-integration samt de mail- og SMS-tjenester, virksomheden forbinder.
Google ved indlæsning af Emraks ikonfont. Browseren sender tekniske forespørgselsoplysninger, herunder IP-adresse, for at hente fonten.

Systemer og AI-tjenester, som virksomheden selv forbinder, modtager oplysninger i forbindelse med de valgte handlinger. Deres rolle som dataansvarlig eller databehandler afhænger af behandlingen og virksomhedens aftale med dem. Leverandører, der behandler oplysninger på vores vegne, skal være omfattet af en databehandleraftale.

Vi kan desuden videregive relevante oplysninger til offentlige myndigheder, hvis lovgivningen kræver det, og til rådgivere, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav. Kontakt os for oplysninger om de leverandører og underdatabehandlere, der er relevante for din virksomheds løsning.

8. Behandling uden for EU/EØS

Internationale leverandører kan behandle oplysninger eller give adgang til dem fra lande uden for EU/EØS, herunder USA. Det kan også gælde supportadgang og en AI-tjeneste, virksomheden selv vælger. Leverandørens navn eller en EU-server er ikke i sig selv garanti for, at al behandling sker inden for EU/EØS.

Overførsler, som vi er ansvarlige for, skal være omfattet af et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V. Det kan være en relevant tilstrækkelighedsafgørelse, herunder EU–US Data Privacy Framework for en modtager med en dækkende certificering, eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med nødvendige supplerende foranstaltninger. Du kan kontakte os på jonas@fuelize.dk for oplysninger om de konkrete modtagerlande og overførselsgrundlag og for at få adgang til de relevante garantier.

9. Opbevaring og sletning

Opbevaringen afhænger af oplysningernes formål og virksomhedens instrukser. Vi bruger følgende kriterier:

Konto og adgang: mens kontoen består og bruges til adgang til Emrak. Du kan slette din konto i indstillingerne. En ejer af et arbejdsområde med andre medlemmer skal først overdrage eller slette arbejdsområdet.
Virksomhedens indhold: efter virksomhedens instrukser og aftalen om tjenesten, indtil indholdet eller arbejdsområdet slettes. At slette en medarbejders konto sletter ikke automatisk indhold i virksomhedens fælles arbejdsområde.
Support og feedback: indtil henvendelsen er behandlet, og behovet for opfølgning, fejlafhjælpning eller dokumentation er ophørt. Hvis indholdet er nødvendigt for et konkret retskrav, kan det beholdes, indtil kravet er afsluttet eller forældet.
Virksomhedens værktøjshistorik: som udgangspunkt i arbejdsområdets levetid, så virksomheden kan følge og dokumentere handlinger. Historikken slettes, når arbejdsområdet slettes, eller efter en særskilt instruks om sletning. Den slettes ikke automatisk, fordi en medarbejder forlader arbejdsområdet.
Vores regnskabsmateriale: som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører, i overensstemmelse med bogføringsloven. Det omfatter ikke automatisk alt indhold i virksomhedens arbejdsområde.

Sletning fra aktive systemer og udfasning fra sikkerhedskopier kan ske på forskellige tidspunkter. Sletning i Emrak sletter heller ikke automatisk oplysninger, der allerede ligger i virksomhedens egne systemer eller hos dens AI- og integrationsudbydere. Kontakt os, hvis du har brug for en konkret afklaring af opbevaring eller sletning for dit arbejdsområde.

10. Cookies, browserlagring og statistik

Emrak bruger cookies og lokal browserlagring til login, arbejdsområdevalg og de indstillinger og funktioner, du bruger. Det omfatter eksempelvis tema, menuvalg, læste nyheder og genoptagelse af en igangværende kalkulation eller import.

Login-cookies administreres via Supabase og følger login-sessionens levetid. Cookien for valgt arbejdsområde kan gemmes i op til ét år. Lokale indstillinger består, indtil de ændres, nulstilles eller browserens data ryddes; sessionslagring er knyttet til den aktuelle browsersession. Blokerer eller sletter du disse oplysninger, kan det påvirke login og de tilhørende funktioner.

Microsoft Clarity og Vercel Web Analytics er deaktiveret. Emrak indlæser derfor ikke disse tjenester til valgfri browserstatistik eller sessionsoptagelser. Hvis vi indfører valgfri sporing, vil den kræve et særskilt samtykkevalg med information om leverandør, formål og levetid samt mulighed for at afvise og trække samtykket tilbage. Nødvendige tekniske drifts- og sikkerhedslogs er beskrevet ovenfor.

11. Hvordan beskytter vi oplysningerne?

Emrak bruger adgangskontrol knyttet til virksomhed og bruger, kryptering af lagrede integrationsoplysninger og kontrol af tilladelser ved relevante handlinger. Forbindelser til tjenesten bruger krypteret transport. Virksomheden skal samtidig beskytte sine brugerkonti, begrænse adgange til det nødvendige og sikre, at de oplysninger, den deler, må behandles til det valgte formål.

12. Dine rettigheder

Efter GDPR har du følgende rettigheder, når betingelserne for den enkelte rettighed er opfyldt:

Indsigt i dine personoplysninger og oplysninger om behandlingen.
Rettelse af urigtige eller ufuldstændige oplysninger.
Sletning, når der ikke længere er et lovligt grundlag for at beholde dem.
Begrænsning af behandlingen i de situationer, hvor GDPR giver ret til det.
Indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser på grund af din særlige situation. Indsigelse mod direkte markedsføring kræver ingen særlig begrundelse.
Dataportabilitet for oplysninger, du har givet os, når behandlingen sker automatisk og bygger på samtykke eller en aftale med dig.
Tilbagetrækning af samtykke uden at påvirke lovligheden af behandlingen før tilbagetrækningen.

Skriv til jonas@fuelize.dk. Vi besvarer anmodninger uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest én måned efter modtagelsen. Ved en kompleks anmodning kan fristen forlænges med op til to måneder; vi orienterer dig i så fald om forlængelsen og årsagen inden for den første måned. Vi kan bede om de oplysninger, der er nødvendige for at sikre din identitet.

Ved oplysninger, som vi behandler på din virksomheds vegne, bør du kontakte virksomheden som dataansvarlig. Vi hjælper den med at håndtere anmodningen. Du kan også klage til Datatilsynet. På tilsynets hjemmeside kan du læse, hvordan du klager.

13. Ændringer og kontakt

Datoen øverst viser, hvornår politikken senest er opdateret. Ved væsentlige ændringer informerer vi de berørte brugere i tjenesten eller via e-mail. Hvis vi vil bruge oplysninger til et nyt formål, giver vi den nødvendige information, inden den nye behandling begynder, og indhenter samtykke, hvis det kræves.

Har du spørgsmål om privatliv, en leverandør eller behandlingen af dine oplysninger, kan du altid skrive til jonas@fuelize.dk.